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title: "Privacy Policy — Giana"
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# Privacy Policy

_Ultimo aggiornamento: 8 novembre 2026_

## 1. Titolare del trattamento

Questa informativa spiega come RedLemon Srl tratta i dati personali raccolti tramite Giana, la piattaforma che permette alle aziende di attivare un assistente virtuale basato su intelligenza artificiale accessibile via WhatsApp. È resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

**RedLemon Srl**

Sede legale: Via Case Bianche - Torre Mangoni, 30 - 84076 Torchiara (SA)

P.IVA / C.F.: IT05984740653

Email privacy: [info@giana.io](mailto:info@giana.io)

PEC: [unrealclub@legalmail.it](mailto:unrealclub@legalmail.it)

L'informativa si applica al sito giana.io, all'area riservata della piattaforma e alle conversazioni WhatsApp gestite dagli assistenti creati con Giana.

## 2. Ruoli nel trattamento

RedLemon Srl ha due ruoli diversi, a seconda di chi è l'interessato.

| Interessato | Ruolo di RedLemon Srl | Chi decide finalità e mezzi |
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| Visitatori del sito | Titolare | RedLemon Srl |
| Clienti B2B e loro utenti della piattaforma (account, amministratori, operatori) | Titolare | RedLemon Srl |
| Utenti finali che scrivono su WhatsApp all'assistente di un'azienda cliente | Responsabile (art. 28 GDPR) | L'azienda cliente |

Quando scrivi su WhatsApp all'assistente di un'azienda che usa Giana, il titolare dei tuoi dati è quell'azienda. RedLemon Srl tratta i messaggi solo per conto dell'azienda e secondo le sue istruzioni, sulla base di un accordo di trattamento dati (DPA). Per esercitare i tuoi diritti rivolgiti prima all'azienda con cui stai conversando; se ti rivolgi a noi, inoltreremo la richiesta senza ritardo.

L'azienda cliente è tenuta a informare i propri utenti finali e a disporre di una base giuridica valida per il trattamento, inclusa, ove necessaria, la raccolta del consenso a ricevere messaggi su WhatsApp.

## 3. Dati trattati

| Categoria | Esempi | Interessati |
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| Dati di navigazione | Indirizzo IP, browser, pagine visitate, data e ora di accesso | Visitatori del sito |
| Dati di contatto | Nome, cognome, email, telefono, azienda, contenuto delle richieste | Chi compila i moduli o scrive al supporto |
| Dati dell'account | Credenziali, ruolo, log di accesso, impostazioni | Clienti e loro operatori |
| Dati di fatturazione | Ragione sociale, P.IVA, indirizzo, codice SDI/PEC, storico pagamenti | Clienti |
| Contenuti caricati dal cliente | Documenti, FAQ e testi usati come base di conoscenza dell'assistente | Clienti (e persone eventualmente citate nei documenti) |
| Dati delle conversazioni WhatsApp | Numero di telefono, nome del profilo WhatsApp, testo dei messaggi, messaggi vocali e allegati, data e ora, stato di consegna | Utenti finali |
| Dati d'uso tecnici | Token elaborati, modello utilizzato, tempi di risposta, errori | Clienti e utenti finali |
| Dati di Google Calendar (solo se il cliente lo collega) | Email dell'account Google collegato, calendario scelto, orari, titolo e descrizione degli eventi | Clienti (e persone eventualmente citate negli eventi) |

I dati di pagamento con carta sono gestiti direttamente dal fornitore di pagamento Stripe e non transitano sui nostri sistemi.

Giana non è progettata per trattare categorie particolari di dati (salute, opinioni politiche, convinzioni religiose ecc.). Gli utenti finali sono invitati a non condividerle nelle conversazioni; le aziende clienti che operano in settori in cui questi dati sono frequenti devono concordare con noi misure specifiche nel DPA.

## 4. Finalità e basi giuridiche

Come titolare, RedLemon Srl tratta i dati per le finalità seguenti.

| Finalità | Base giuridica (art. 6 GDPR) |
| --- | --- |
| Rispondere a richieste di informazioni, demo e preventivi | Misure precontrattuali, lett. b |
| Creare e gestire l'account, erogare il servizio e l'assistenza | Esecuzione del contratto, lett. b |
| Fatturazione, contabilità e adempimenti fiscali | Obbligo legale, lett. c |
| Sicurezza della piattaforma, prevenzione di abusi e frodi, log tecnici | Legittimo interesse, lett. f |
| Monitoraggio dei costi e delle prestazioni dei modelli di IA | Legittimo interesse, lett. f |
| Comunicazioni commerciali e newsletter | Consenso, lett. a (revocabile in ogni momento) |
| Difesa di un diritto in sede giudiziaria | Legittimo interesse, lett. f |

Come responsabile, RedLemon Srl tratta i dati delle conversazioni WhatsApp al solo scopo di far funzionare l'assistente dell'azienda cliente: ricevere i messaggi, generare le risposte, consultare la base di conoscenza del cliente, eseguire le azioni configurate dal cliente e conservare lo storico per il tempo da lui indicato. Non usiamo questi dati per finalità nostre, né per marketing né per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

## 5. Intelligenza artificiale

Le risposte dell'assistente sono generate automaticamente da modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM). Conformemente all'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), l'utente finale viene informato, all'inizio della conversazione, che sta interagendo con un sistema di intelligenza artificiale e non con una persona.

Per generare una risposta, il testo del messaggio, una parte dello storico della conversazione e i passaggi pertinenti della base di conoscenza del cliente vengono inviati a un modello di IA tramite il servizio di instradamento OpenRouter. I messaggi vocali possono essere trascritti automaticamente per lo stesso scopo.

- Non usiamo le conversazioni per addestrare modelli.

- Le richieste sono instradate esclusivamente verso fornitori di modelli con una politica di Zero Data Retention: i fornitori non conservano i messaggi né le risposte dopo l'elaborazione, salvo una cache temporanea in memoria, e quindi non possono usarli per l'addestramento.

- L'assistente non prende decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o incidano in modo significativo sull'interessato (art. 22 GDPR). Le decisioni rilevanti restano in capo all'azienda cliente.

Le risposte generate dall'IA possono contenere errori. L'utente può sempre chiedere di parlare con una persona dell'azienda, se l'azienda cliente ha attivato questa possibilità.

## 6. Integrazione con Google Calendar

Un'azienda cliente può collegare il proprio Google Calendar a Giana da una pagina dedicata, raggiungibile con un link personale ricevuto da chi gestisce il suo assistente. Il collegamento è facoltativo e avviene solo dopo che il titolare dell'account Google ha dato il proprio consenso nella schermata di Google.

**Dati a cui accediamo**

- L'indirizzo email dell'account Google collegato (permessi `openid` ed `email`), per mostrare quale account è collegato.
- L'elenco dei calendari dell'account (permesso `calendar.calendarlist.readonly`), solo per far scegliere il calendario da sincronizzare. Conserviamo soltanto l'identificativo e il nome del calendario scelto.
- Gli eventi del calendario scelto, tra quelli di proprietà dell’account (permesso `calendar.events.owned`): orari di inizio e fine, stato (confermato, annullato, libero o occupato), titolo e descrizione. Gli altri calendari dell'account non vengono letti.

**Come li usiamo**

Esclusivamente per sincronizzare gli appuntamenti tra Giana e il calendario scelto:

- creiamo, modifichiamo e cancelliamo nel calendario gli eventi degli appuntamenti prenotati, spostati o annullati tramite l'assistente WhatsApp;
- leggiamo gli orari degli eventi per non proporre agli utenti finali le fasce orarie in cui l'azienda è già impegnata;
- riportiamo in Giana le modifiche fatte in Google Calendar: un appuntamento spostato o cancellato nel calendario viene aggiornato o annullato, e un evento creato direttamente nel calendario viene registrato come appuntamento con il suo titolo e la sua descrizione;
- riceviamo da Google le notifiche di modifica del calendario, per mantenere la sincronizzazione aggiornata.

**Cosa non facciamo**

I dati ricevuti da Google:

- non vengono venduti né usati per pubblicità, profilazione o marketing;
- non vengono usati per addestrare o migliorare modelli di intelligenza artificiale e non vengono inviati ai fornitori di modelli di IA;
- non vengono trasferiti a terzi, salvo i fornitori di infrastruttura necessari al servizio (sezione 7), gli obblighi di legge o un consenso esplicito dell'utente;
- non vengono letti da persone, salvo con il consenso esplicito dell'utente, per motivi di sicurezza (ad esempio per indagare su un abuso), per adempiere a obblighi di legge o in forma aggregata e anonima per il funzionamento interno del servizio.

L'uso dei dati ricevuti dalle API di Google e il loro trasferimento ad altre applicazioni rispettano la [Google API Services User Data Policy](https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), inclusi i requisiti di Limited Use.

_Giana's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the [Google API Services User Data Policy](https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), including the Limited Use requirements._

**Conservazione, sicurezza e ruolo**

I token di accesso forniti da Google sono conservati cifrati sui nostri server e non sono mai visibili nel browser né all'agenzia che gestisce l'assistente. Gli orari degli eventi letti per calcolare la disponibilità restano in una cache temporanea per circa un minuto. Gli appuntamenti sincronizzati seguono la conservazione dei dati dell'account (sezione 8). Per questi dati RedLemon Srl agisce come responsabile per conto dell'azienda cliente (sezione 2).

**Come scollegare il calendario**

Il collegamento può essere interrotto in qualsiasi momento: dalla stessa pagina di collegamento ("Scollega"), chiedendolo a chi gestisce l'assistente, oppure dalle impostazioni dell'account Google ([myaccount.google.com/permissions](https://myaccount.google.com/permissions)). Quando il collegamento viene interrotto revochiamo l'accesso presso Google e cancelliamo i token e i riferimenti al calendario; gli eventi già presenti nel calendario restano all'utente. Per chiedere la cancellazione di tutti i dati scrivi a [info@giana.io](mailto:info@giana.io).

## 7. Destinatari e trasferimenti extra-UE

I dati non vengono venduti né diffusi. Sono comunicati solo ai fornitori necessari al servizio, nominati responsabili o sub-responsabili del trattamento.

| Fornitore | Servizio | Sede del trattamento | Garanzia per il trasferimento |
| --- | --- | --- | --- |
| Amazon Web Services | Hosting dell'infrastruttura e dei flussi di automazione | UE (Irlanda, eu-west-1) | — |
| Meta Platforms (WhatsApp Business Platform / Cloud API) | Invio e ricezione dei messaggi WhatsApp | UE e USA | Data Privacy Framework UE-USA / Clausole contrattuali standard |
| OpenRouter, Inc. | Instradamento delle richieste ai modelli di IA | USA | Clausole contrattuali standard, incluse nel DPA di OpenRouter |
| Fornitori dei modelli di IA raggiunti tramite OpenRouter | Generazione delle risposte | USA e altri paesi extra-UE | Data Privacy Framework UE-USA o clausole contrattuali standard, secondo il fornitore |
| Supabase | Database e archivio vettoriale della base di conoscenza | UE (Irlanda, eu-west-1) | — |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Pagamenti | UE (Irlanda) e USA | Data Privacy Framework UE-USA / Clausole contrattuali standard |
| Google (Google Workspace / Gmail) | Email transazionali e di servizio | UE e USA | Data Privacy Framework UE-USA / Clausole contrattuali standard |
| Google (Google Analytics) | Statistiche di utilizzo del sito, previo consenso | UE e USA | Data Privacy Framework UE-USA / Clausole contrattuali standard |
| Google (Google Calendar API) | Sincronizzazione degli appuntamenti con il Google Calendar dell'azienda cliente, su sua richiesta (sezione 6) | UE e USA | Data Privacy Framework UE-USA / Clausole contrattuali standard |

I dati possono inoltre essere comunicati a consulenti fiscali e legali e alle autorità, quando previsto dalla legge.

Per i trasferimenti verso paesi senza decisione di adeguatezza adottiamo le clausole contrattuali standard della Commissione europea e misure supplementari, come la cifratura in transito. L'elenco aggiornato dei sub-responsabili è disponibile su richiesta e, per i clienti, nel DPA.

## 8. Conservazione, sicurezza e cookie

| Dati | Durata di conservazione |
| --- | --- |
| Richieste di contatto senza seguito contrattuale | 12 mesi |
| Dati dell'account | Per la durata del contratto, poi 30 giorni per consentire l'esportazione |
| Dati di fatturazione | 10 anni (art. 2220 c.c.) |
| Conversazioni WhatsApp | Per il periodo stabilito dall'azienda cliente, al massimo 12 mesi; cancellate alla cessazione del contratto |
| Contenuti della base di conoscenza | Fino alla rimozione da parte del cliente o alla cessazione del contratto |
| Accesso a Google Calendar (token cifrati, calendario scelto) | Fino allo scollegamento o alla revoca dell'accesso, poi cancellati subito |
| Log tecnici e di sicurezza | 6 mesi |
| Dati per il marketing | Fino alla revoca del consenso |

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio (art. 32 GDPR): cifratura dei dati in transito, accesso ai sistemi limitato al personale autorizzato, credenziali individuali, separazione logica dei dati di ciascun cliente, backup periodici e monitoraggio degli accessi.

Il sito usa cookie tecnici necessari al funzionamento e, previo consenso, cookie analitici di terze parti (Google Analytics). I dettagli sono nella [Cookie Policy](https://stage.giana.io/cookie).

## 9. Diritti, minori, modifiche e contatti

In ogni momento puoi esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:

- accesso ai tuoi dati e copia degli stessi;

- rettifica dei dati inesatti;

- cancellazione;

- limitazione del trattamento;

- portabilità dei dati forniti;

- opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse;

- revoca del consenso, senza pregiudizio per il trattamento svolto prima.

Scrivi a [info@giana.io](mailto:info@giana.io). Rispondiamo entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi complessi. Se ritieni che il trattamento violi il GDPR, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ([www.garanteprivacy.it](https://www.garanteprivacy.it)).

Per interrompere le conversazioni con un assistente su WhatsApp puoi bloccare il numero o scrivere all'azienda titolare. Per i dati delle conversazioni, ricorda che il titolare è l'azienda con cui stai conversando (vedi sezione 2).

Il servizio non è rivolto ai minori di 14 anni. Se veniamo a sapere di aver raccolto dati di un minore senza il consenso di chi ne esercita la responsabilità genitoriale, li cancelliamo.

Possiamo aggiornare questa informativa. Le modifiche sostanziali saranno comunicate ai clienti via email e indicate sul sito con la data di aggiornamento.

_Ultimo aggiornamento: 8 novembre 2026_